Autobodyparts Oy:n tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

Rekisterienpitäjä

Autobodyparts Oy (Y-tunnus: 0565585-8)

Yhteystiedot:

Läntinen teollisuuskatu 6
02920 Espoo

Yhteystiedot rekistereitä koskevissa asioissa:

Autobodyparts Oy 

Läntinen teollisuuskatu 6
02920 Espoo
tietosuoja@suviagroup.com

Rekisteröidyt

Autobodyparts Oy:n

• Nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat
• Toimittajat ja yhteistyökumppanit

Autobodyparts Oy:n rekistereiden nimet

• Asiakasrekisteri
• Toimittajarekisteri

Rekisterien pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterien pitämisen peruste:

• asiakassuhde, asiakkaan suostumus tai muu asiallinen yhteys
• toimittajasuhde

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

• Asiakasrekisteriä käytetään asiakkuuden hoitoon ja kehittämiseen, asiakasviestintään, markkinoinnin suunnitteluun ja kohdentamiseen, asiakaspalvelun kehittämiseen, maksuvalvontaan sekä palvelun ja liiketoiminnan kehittämiseen.
• Toimittajarekisteriä käytetään toimittajasuhteiden hoitoon ja kehittämiseen sekä viestintään.

Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun ja lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen.

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Rekisterit sisältävät seuraavat tiedot:

Asiakasrekisteri:

• Yhteystiedot
  • nimi
  • osoite
  • sähköposti
  • puhelinnumero
• Titteli tai ammattinimike
• Tiedot ostetuista tuotteista/palveluista
• Markkinointiluvat
• Viestintähistoria (mm. sähköpostiviestit ja puhelutiedot), reklamaatiot, palautteet ym.

Yhteistyökumppanit / toimittajarekisteri:

• Yhteystiedot
  • nimi
  • osoite
  • sähköposti
  • puhelinnumero
• Titteli tai ammattinimike
• Viestintähistoria (mm. sähköpostiviestit ja puhelutiedot), reklamaatiot, palautteet ym.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kohdassa 1 olevalle yhteyshenkilölle.

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. 

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. 

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim.  asiakkuuteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteritiedot saadaan pääsääntöisesti yrityksiltä tai henkilöiltä itseltään, yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä sekä kaupallisten asiakastietojärjestelmien tietokannoista.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Jos luovutuksia tehdään, olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Käsittelyn kesto

• Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus- tai toimittajasuhde on voimassa ja kuin on tarpeen lainsäädäntö huomioon ottaen.
• Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta. 
• Työntekijätietojamme säilytämme työlainsäädännön mukaisesti.
• Työnhakijatietoja säilytämme 2 vuotta hakuprosessin päättymisen jälkeen.
• Osakastietoja säilytämme osakeyhtiölain mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Tietoja on oikeutettu käyttämään vain ne työntekijät, jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään ja joilla on oikeus käsitellä tietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ei pääsääntöisesti luovutuksia tehdä. Tietoja voidaan tallentaa ulkomaisille pilvipalvelimille, mutta tällöin noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään yhtiön tiloissa, jonne on pääsy Autobodyparts Oy:n henkilökunnalla. Työntekijä- ja työnhakijatiedot säilytetään huomioiden tietosuojaohjeet ja tietojen arkaluonteisuus.

IT-järjestelmät sijaitsevat Autobodyparts Oy:n suljetussa verkossa, joka on suojattu salasanoilla, palomuurilla sekä muiden teknisten toimenpiteiden avulla.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.